月曜担当、WEB担当の井原です。

山恵では今年、いろいろなイベントに出店させていただく機会が増えてきました。

イベントに出るのは楽しいのですが、回数が増えてくると同時に、裏側では管理することもどんどん増えてきます。

搬入は何時からなのか。

テントや机は主催者さんが用意してくれるのか。

電気は使えるのか、発電機が必要なのか。

火器は使えるのか。

提出しなければいけない書類はあるのか。

そして当日は、テント、机、発電機、レジ用品、調理器具、商品、販促物など、とにかく持っていくものが多い。

イベントごとに条件も違うので、資料を確認して、必要なものを書き出して、準備して……とやっていると、

「これ、もっと分かりやすく管理できないかな？」

と思うようになりました。

そこで最近、こんなものを作りました。

山恵専用の「イベント管理アプリ」です。

もちろん、アプリ開発が山恵の新事業になったわけではありません（笑）

自分たちがイベントに出店するときに使う、完全に社内用のアプリです。

カレンダーでの一覧表示、登録した住所から天気予報も

イベントを登録すると、カレンダーから出店予定を確認でき、そのイベントの会場や時間、予算などをまとめて確認できるようにしています。

さらに会場の住所から、その日の天気や気温、降水確率、風速なども確認できるようにしました。

屋外イベントでは、雨はもちろんですが、実は「風」もかなり重要です。

テントや横幕、のぼりなど、風が強い日は設営方法も考えなければいけません。

一番なんとかしたかった「持ち物」

イベント出店では、本当にたくさんの備品を持っていきます。

「持っていくのを忘れた」

だけではなく、

「準備したけど、どこに積んだ？」

「前回使ったあと、どこに片付けた？」

なんてこともあります。

そこでアプリには、山恵がイベントで使う備品を登録しておき、イベントごとに必要なものを選んでチェックできる機能を作りました。

数量や内訳も入力できるので、例えば商品なら「猪串○本、鹿串○本」といったところまで、そのイベント用に管理できます。

これまで経験したイベントで、

「あれがあった方がよかった」

「これは次回忘れないようにしよう」

と思ったものも、少しずつ追加しています。

失敗も、そのまま次のイベントの準備に生かせる仕組みにしたいと思っています。

主催者さんから届く資料もひとまとめに

イベントが決まると、主催者さんから出店要項や搬入資料など、いろいろな資料が届きます。

PDFだったり、Excelだったり、Wordだったり。

さらに公式サイトや出店者向けの案内ページなど、確認する場所も増えていきます。

そこで、それらもイベントごとにアプリへまとめておけるようにしました。

現場で、

「あれ、資料になんて書いてあったっけ？」

となったときに、スマホですぐ確認できます。

このほか、こんな機能を作りました

最初は「イベントの予定と持ち物が管理できればいい」くらいで作り始めたのですが、実際の仕事に合わせていくうちに、少しずつ機能が増えてきました。

現在は、こんなことができるようになっています。

・イベント詳細管理
開催日、会場、住所、搬入時間、営業時間、撤収時間、予算などをイベントごとに登録。

・会場マップ
登録した住所からGoogleマップをすぐに開けるようにしています。

・運営チェック
テントは主催者用意か自社持ち込みか、電気はあるか、発電機は必要か、火器は使えるかなど、イベントごとの条件をチェック。

・提出物・期限の管理
主催者への提出物や締切もイベントごとに確認できるようにしています。

・持ち物マスター
一度登録した備品は次のイベントでも利用できます。「これも必要だった」と気づいたものは、その都度追加。

・イベント資料の保存・閲覧
PDFだけでなく、Excel、Word、PowerPoint、画像などもイベントごとに保存。スマホから確認できるようにしています。

・イベントURLの登録
公式サイトや主催者の案内ページなどを登録して、アプリから直接開けます。

・スタッフ管理
イベントに入るスタッフを登録し、現場リーダー、社員、アルバイトなどの役割も管理。

・メモ機能
イベントごとの注意事項や、現場で気づいたことを残しておけます。

・複数端末で共有
一人だけが管理するのではなく、現場スタッフもスマホから同じ情報を確認・更新できます。

こうして並べてみると、

「持ち物チェックができるものを作ろう」から始まったはずなのに、ずいぶん大きくなりました（笑）

作って終わりではなく、現場で育てる

まだ完成ではありません。

というより、おそらく一度で完成するものでもないと思っています。

実際のイベントで使ってみると、

「ここは押しにくい」

「この情報も欲しい」

「このチェック項目はいらない」

など、作っているときには気づかなかったことが必ず出てきます。

だったら実際に現場で使って、使いにくければ直す。

また使って、必要なものがあれば足す。

そんなふうに、山恵の仕事に合わせて少しずつ育てていくアプリにしていこうと思っています。

鹿や猪を解体して、お肉にして、販売する。

それが山恵の仕事ですが、その裏側にはイベントの準備や在庫管理、販売、片付けなど、たくさんの仕事があります。

おいしいジビエを届けることはもちろんですが、こうした裏側の仕事も少しずつ改善して、より動きやすい山恵にしていきたいと思います。

さて、このアプリ。

現在はテスト運用中です、これからイベントでどんどん使ってみます！